Sepa-Lastschrift, kurze Frage

 
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Sepa-Lastschrift, kurze Frage

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Gepostet: 27.01.2015 - 20:48 Uhr  ·  #1
Hallo zusammen,

ich bin Kassiererin eines Vereines und sind bei der VR-Bank. Mit Profi Cash bekomme ich alles soweit hin. Auch einzelne Lastschriften (Mitgliedsbeiträge) einziehen, wenn sich jemand mitten im Jahr anmeldet. Jetzt stehen aber alle Mitgliedsbeiträge an.
Nach langem suchen und lesen habe ich mit jetzt den Sepa-Macher runtergeladen um ihn zu testen, da ich da bei Profi Cash nicht durchblicke und mir die Tante bei der Bank nicht gerade behilflich ist. Ich habe nun unsere Beiträge (von meinem Mann, mir und unseren Kindern) als Testobjekte genommen und mit Sepa-Macher eine Sepa-Datei erstellt. Ich muss sagen, es ging super einfach. Wenn alles so funktioniert wie es soll, dann werde ich die Lizenz für 14,99€ kaufen.
So, das Programm hat mir jetzt halt die Sepa-Datei ausgespuckt, die ich hoffentlich in das Onlinebanking einlesen kann (müsste eigentlich funktionieren), dann "Details zur SEPA-Sammellastschrift vom....", wo halt alles drauf steht (Name, Betrag, Verw.-Zweck etc.) und dann noch einen Begleitzettel, wo die Anzahl der Datensätze, Summer der Bereäge usw. drauf stehen. Auf diesem Begleitzettel steht: Belegloser Datenträgeraustausch - Sammellastschrift, aber unten ist Ort, Datum und Unterschrift einzutragen. Ist das nur für meine Unterlagen? Oder muss ich das zur Bank bringen? Eigentlich brauche ich doch nur die Datei einlesen, oder?
Sorry für die (wahrscheinlich) sehr dumme Frage, aber ich mache das das erste Jahr in einem Verein wo die Beiträge eingezogen worden sind und der alte Kassierer hat fast das ganze Jahr Arbeit liegen lassen (nichts abgeheftet etc.) und wird mir da nicht weiter helfen wollen/können.
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Re: Sepa-Lastschrift, kurze Frage

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Gepostet: 27.01.2015 - 21:11 Uhr  ·  #2
Hallo deufelschen,

den Begleitzettel benötigst Du nicht. Das ist ein Relikt aus der Zeit, als Zahlungsdateien noch auf einem Datenträger bei der Bank abgegeben wurden. Das gibt es offiziell unter SEPA nicht mehr, daher eher was für deine Akten.
Zu deinem Programm:
Meine ganz persönliche Meinung: Ich würde keine Anwendung einsetzen, die keine eigene Mandatsverwaltung mit sich bringt - es sei denn Du hast die Fallstricke bei den SEPA Einzügen komplett verstanden und weißt wie man die mit so einer Anwendung austricksen kannst. Wenn nicht gehen bei Änderungen ohne entsprechende Informationen solche Lastschriften gerne kostenpflichtig zurück.
Der weitere Punkt bei dem ich immer vorsichtig bin betrifft die Bestimmung von IBAN und BIC aus Kontonummer Bankleitzahl: Wenn ein Anbieter nicht explizit darauf hinweist, dass er den Katalog der Ausnahmeregeln der Bundesbank berücksichtigt hat würde ich so eine Funktion nicht nutzen!

Grundsätzlich funktionieren SEPA Lastschriften anders als die alten IZV Einzüge. Man sollte zunächst mal wissen, worauf man grundsätzlich achten sollte, damit man weiß, was eine Kundensoftware hierzu leisten können sollte.
Profi cash ist eigentlich nicht die typische Software für einen Vereinskunden (wenn nicht Mehrfachunterschriften und/oder große Datenmengen bewegt werden müssen).

Schau mal auf der Webseite der Bank nach. Dort solltest Du einen SEPA Leitfaden finden, indem Du die wichtigsten Infos finden solltest. Ein kleines Kapitel beschäftigt sich auch mit Vereinen und den Kundenprodukten (allerdings noch einen älteren Versionsstand).

Viele Grüße

Holger
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Re: Sepa-Lastschrift, kurze Frage

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Gepostet: 27.01.2015 - 21:19 Uhr  ·  #3
Hallo Holger,

danke für die schnelle Antwort. In meiner Mitgliederliste ist alles eingetragen: IBAN (zwar berechnet, aber jedes Mitglied wurde nochmal gefragt ob die Daten alle stimmen), BIC, Mandatsreferenznummer, Datum des Mandates etc. Also in der Tabelle steht alles drin. Den Verwendungszweck habe ich noch beigefügt. Das Einlesen hat wie gesagt bei den "Testobjekten" super funktiniert. Habe alles noch mal sorgfältig überprüft. Mit den alten Einzügen hatte ich nie etwas zu tun. In meinem alten Verein wurden die Beiträge alle überwiesen und in dem Verein mache ich es das erste Jahr.
Was meinst du mit den Fallstricken?
Profi Cash hatten meine Vorgänger alle. Deshalb habe ich es übernommen. Wie gesagt, bis auf die Sammellastschriften klappt alles super.
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Re: Sepa-Lastschrift, kurze Frage

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Gepostet: 27.01.2015 - 21:31 Uhr  ·  #4
Hallo deufelschen,

das die Anwendung eine technisch saubere SEPA Datei erzeugt bezweifel ich nicht. Technisch sind SEPA Dateien nicht so schwierig. Mit ein wenig Verständnis reicht dazu ein Texteditor.
Fallstricke:
Beim Mandat muss die Reihenfolge der Sequenz eingehalten werden. Sprich bei der ersten Verwendung FRST, bei den folgenden RCUR. Ziehst Du zu zwei Beiträge zum gleichen Mandat ein (mehrere Familienmitglieder) muss sichergestellt werden, das die eine Lastschrift mit FRST und die Andere mit RCUR eingereicht werden.
Wenn sich am Mandat etwas ändert, muss die erzeugte SEPA Datei ein Änderungskennzeichen haben und sowohl die alten Infos, wie auch die neuen Infos enthalten.
Wechselt das Mitglied die Bankverbindung kommt ein spezielles Kennzeichen hinzu und die Sequenz muss wieder auf FRST gesetzt werden
....
....
Kann man alles austricksen (ist bei Vereinen in der Regel nicht so problematisch), wenn man weiß wie. Aber auch dann muss seine Daten in Excel kennen und entsprechend anpassen. Bei einem Verein von mir, machen wir das so (die Banker hier hören mal weg....) wir haben eine kleine Mitgleiderverwaltung als Webanwendung gestrickt, die vor den Einzügen eine CSV Datei erzeugt und die zu tricksende Daten kennzeichnet. Nur hier wissen alle was sie tun.

Viele Grüße

Holger
msa
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Re: Sepa-Lastschrift, kurze Frage

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Gepostet: 27.01.2015 - 21:37 Uhr  ·  #5
Mit Fallstricken meint er so Dinge wie: Einreichungsfristen, Lastschriftfolge (Erst-, Wiederholungs-, Letztlastschrift) usw.
SEPA-Macher unterstützt das ja prinzipiell (alles was kein Datum Erst-LA hat ist eine Erstlastschrift, beim nächsten Mal werden Wiederholungslastschiften erstellt und nur wenn man ein Datum Letztlastschrift einträgt, dann werden Letztlastschriften erstellt). Ansonsten gibt es noch Fallstricke bei so Sachen wie Kontoänderungen usw. Mit dem neuen Konto ist die erste gesendete Lasstschrift für das Mitglied natürlich wieder eine Erstlastschrift...
Alles in Allem finde ich SEPA-Macher schon sehr brauchbar, besonders für das, was Du damit vor hast.
Die erzeugte XML-Datei mußt Du rechtzeitig (Vorlauffrist für CORE bzw COR1-Lastschrfiten beachten) bei der Bank einreichen. Ich weiß nicht, ob Du bei einer VR-Bank im Südlichen Teil von Deutschland (Rechenzentrum Fiducia) bist, da kann man das auch direkt über das WebBanking (allerdings nur in der Business-Edition) tun. Ob das in der Nördlichen Hälfte Deutschlands (Rechenzentrum GAD) auch klappt weiß ich nicht. Ansonsten kann die Übertragung ja auch Dein ProfiCash erledingen. In allen Fällen wird die Verarbeitung elektronisch freigegeben (im Web und ggf. via HBCI mit PIN/TAN oder Signatur, bei ProfiCash mit elektronischer Unterschrift). Der Begleitzettel ist unter SEPA nicht mehr existent. Warum der Programmierer von SEPA-Macher diese Altlast aus dem DTAUS-Macher nicht weggelassen hat weiß ich nicht. Eine körperliche Einreichung (Datenträger und Begleitzettel) ist bei SEPA nämlich generell nicht mehr vorgesehen. Nur noch der Weg der elektronischen Übertragung.
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Re: Sepa-Lastschrift, kurze Frage

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Gepostet: 27.01.2015 - 21:46 Uhr  ·  #6
Ok, also bei und im Verein hat eh jedes Mitglied eine eigene Mandatsnummer. Das heißt bei Familien mit 4 Personen werden 4 Beiträge einzeln eingezogen, die jeweils eine andere Mandatsreferenznummer haben. Was kann sich an den Mandaten ändern? Das sind doch nur die Nummer und das Mandatsdatum, oder? Name bleibt ja (meistens) gleich. Sind fast nur Männer im Verein, die ihren Namen bei der Hochzeit nicht ändern werden ^^
Und wenn eine Kontoverbindung sich ändert muss ich es wieder als Erst-LS eintragen? Muss man sonst noch etwas ändern? Wenn das alles ist, dann geht es ja eigentlich. Mit den Kennzeichen kenne ich mich nicht aus!?
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Re: Sepa-Lastschrift, kurze Frage

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Gepostet: 27.01.2015 - 21:47 Uhr  ·  #7
Hallo msa,

eine Ergänzung und eine Korrektur:
Auch im Norden ist ein Upload im Internetbanking möglich. Und Datenträger sind in SEPA zwar nicht mehr vorgesehen, aber eine Bank kann dies trotzdem anbieten und bilateral mit dem Kunden vereinen (Du wärst überrascht, wieviele Banken das machen und es für wichtig und richtig erachten...). Ob dieser Begleitzettel dann aber ausreicht ist dann offen, da es keine offiziellen Regelungen dazu gibt.

Viele Grüße

Holger
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Re: Sepa-Lastschrift, kurze Frage

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Gepostet: 27.01.2015 - 21:50 Uhr  ·  #8
Achso. Bei dem normalen Onlinebanking (im Web) bekomme ich die Möglichkeit eine Datei einzulesen. Ich wüsste aber nichts von einer Business-Version ^^ Ein früherer Vorgänger hat es immer dort hochgeladen. Er hatte allerdings Linux und hatte auch ein Programm dafür. War aber noch der alte Zahlungsverkehr. also kann er mir auch nicht weiter helfen...
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Re: Sepa-Lastschrift, kurze Frage

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Gepostet: 27.01.2015 - 21:55 Uhr  ·  #9
Hallo deufelschen,

schau mal nach den SEPA Leitfaden deiner Bank (wenn Du den nicht findest, schicke ich Dir einen Link). Da gibt es eine Tabelle, bei welcher Änderung ein Änderungskennzeichen notwendig ist. Da hättest Du schon einen Anhaltspunkt. Wenn Du trickst, sollte Dir bewusst sein, das bei jeder Änderung statt dessen eigentlich ein neues Mandat notwendig ist. Du also hier eine neue Mandatsreferenz und Sequenz FRST hast. Da kommst Du nicht rum, da einige Banken gegen die Mandatsreferenz prüfen. Machst Du das, hast Du eigentlich kein gültiges Mandat dafür und das Mitglied die Möglichkeit 13 Monate die Lastschrift zurück zu geben (was man in einem "normalen" Verein anders regelt...

Viele Grüße

Holger
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Re: Sepa-Lastschrift, kurze Frage

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Gepostet: 27.01.2015 - 22:10 Uhr  ·  #10
Hmm.....ich finde von der Bank nur eine Anleitung für das Programm -.-
Einen SEPA Leitfaden finde ich von unserer Bank nicht.
Ok, also falls sich bei jemandem etwas ändern müsste derjenige ein neues Mandat bekommen mit Nummer, Unterschrift, Erst-LS etc., wenn ich das richtig verstanden habe. Aber das wird denke ich eh eher selten der Fall sein.
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